TeamRoomPolis

Organizadores gráficos

2011-05-29T20:09:00.000+02:00

Cuando se trabaja en colaboración, en equipo es recomendable utilizar metodos para recopilar, procesar y organizar la información que necesitan gestionar. Los organizadores gráficos nos ayudan nuestras ideas, pensamientos en cuatro maneras: definición, comparación, secuenciación, búsqueda de causas y efectos.

Los organizadores gráficos nos pueden ayudar a:

Crear nuevas ideas
Entender y gestionar la información
analizar y razonar
Evaluar y controlar los pensamientos
Plan para escribir y comunicarse
Explicar
Persuadir
Mejorar la memoria

Ejemplo de organizadores por las cuatro áreas

Definir

Burbuja individual, Cluster, Mapa de destino, Diagrama de afinidad, Mapas Mentales y Mapas de conceptos

Comparar

Doble burbuja, Matriz, Tabla de decisión

Secuencia

Diagrama de flujo, Ciclo, Flujo Burbuja.

Encontrar causas y efectos

Espina de pescado, De entrada-salida, "Flowscape"

A partir de esta entrada iremos poco a poco explicando con detalle todos estos organizadores gráficos

Espíritu de Equipo y las 5C

2011-05-11T17:47:00.000+02:00

El tan "cacareado" espíritu de equipo! Qué es?, ¿Para qué nos sirve? y ¿por qué siempre hablamos de él?

Según dicen los "teóricos" (sí, esos que nunca han trabajado en equipo) la base del equipo está en la gestión de las 5C

Coordinación: generalmente los equipos están liderados por uno de sus miembros que se encarga de organizar y planificar el trabajo del resto, enfocando el proyecto hacia un exitoso resultado común.

Complementariedad: cada miembro del equipo ejecuta una tarea distinta de acuerdo con su perfil, de modo que exista una base de competencias no solapadas sino especializadas y complementarias.

Comunicación: los miembros de un equipo deben relacionarse de forma abierta, expansiva hacia el resto, de modo que todos tengan conocimiento y opinión sobre el transcurso de la tarea comunitaria.

Compromiso: el objetivo a conseguir no es individual de cada cual, sino común, por tanto todos y cada uno de los miembros deben obligarse y responsabilizarse del trabajo propio que pertenece a un todo común y solidario.

Confianza: clave del trabajo conjunto es la confianza y la fe en el trabajo de los compañeros, la creencia de que cada uno intenta dar lo mejor de sí respecto a la responsabilidad y al logro compartido.

Hasta aquí la teoría funciona pero, ¿y si lo trasladamos a la realidad? Qué hace que no funcionen los equipos de trabajo? Esta es mi pregunta abierta del post.

Estoy en un curso de Gestión de Equipos y es curioso cómo las aspiraciones personales sobresalen, destacan con la finalidad de oscurecer al otro. Curioso pero se ve en la actitud incluso cuando están juntos haciendo formación en gestión de equipos.

Al final de este post os dejo con dos ejemplos de "Espíritu de Equipo"

¿Qué se necesita para trabajar en equipo?

2011-05-10T08:42:00.000+02:00

Siempre lo pregunto cuando algún cliente se interesa o le hago interesar sobre mis dos programas de formación: Tim Bildin y Fit for Teaming. La respuesta es sencilla. No le hago pasar por la administración de un cuestionario pero casi casi (y no creáis que estoy en ello)

Para trabajar en equipo se requieren una serie de habilidades y condiciones estructurales básicas; a saber:

Que exista la necesidad de conseguir objetivos con el concurso de todas las partes implicadas. Suelo centrar mucho mi discurso entre la distinción de trabajar en colaboración con trabajar en equipo. No me gusta la moda del "Trabajo en Equipo y de que mi equipo trabaja en equipo"
Que los objetivos a conseguir por el equipo estén bien delimitados, acotados en el tiempo y realistas (supongo que conoceréis el tan cacareado Smart Star) Trabajar en equipo es una metodología de trabajo que la excluyo del trabajo del departamento o área.
Que los miembros del equipo sean elegidos expresamente en función de sus características, habilidades y sus roles preferentes. (podemos llegados a esta situación a implantar la metodología Belbin)
Tener previsto actividades que garanticen la cohesión y comunicación en el equipo. El Responsable de dicho equipo (el Sr. Tim Líder) tiene que ser consciente que el equipo pasará por presiones y conflictos la mayoría de carácter emocional que provocarán tensión, frustración y deberá saberlo gestionar. Hay que pensar en válvulas de escape.
Crear un entorno favorable a la creatividad y a innovación. Que prueben, aprendan de los errores. Este punto es difícil a causa de las presiones de los calendarios de trabajo, la calidad final del producto o servicio, ...
Organización, organización y organización (parece el famoso chiste) pero es cierto. Procesos de trabajo, proceso de toma de decisiones, tareas delimitadas, sistemas de información comunes, lugares donde recopilar, ordenar, procesar, organizar y evaluar la información, ...

Personalmente a mi me suena todo esto a obviedades y a cuestiones relacionadas con la productividad pero me temo que no se ven en la mayoría de los casos. Se desea muchas veces trabajar en equipo pero a lo mejor no es del todo cierto. Es más en muchos casos una simple moda y una frase que no provoca rechazo social.

¿Alguien diría no a la siguiente pregunta?

- ¿Te gusta trabajar en equipo?

Ideas, ideas, ideas (3) Sillas inteligentes

2011-05-07T23:54:00.000+02:00

Otra técnica de creatividad que se puede aplicar en equipo es la llamada "sillas inteligentes"

Fue desarrollada por Walt Disney y ante todo trabaja con la imaginación: intentamos ponernos en el rol de la otra persona.

Es tan simple como ponerse en el lugar de la otra persona y explicar cómo solucionaría un determinado problema. Es una cuestión de ver las cosas desde otra perspectiva y distanciarnos de nuestro problema. Más que pensar sobre algo de manera directa se realiza de manera diferida; es decir a través del punto de vista de otra persona; por ejemplo cómo solucionarían mi problema el Director de Informática.

La ventaja de esta técnica es que crea una distancia del problema y permite ver nuevas perspectivas.

Y, ¿por qué le llamamos sillas inteligentes?

Es una forma de representar tu nuevo rol. Podemos establecer tres roles, tres sillas: Soñador, Realista y Crítico. Tres posiciones que pueden servirnos para solucionar un problema, sobretodo si las combinamos entre los miembros del equipo.

A veces ejerceremos de soñadores, otras de personas realistas y finalmente seremos críticos y de esta manera podemos ver el mismo problema, situación desde tres puntos de vista. Requiere esfuerzo de concentración y una gran capacidad de cambio de roles para aplicar esta técnica.

Tan sólo hay que probarlo.

¿Arrancan los entornos de trabajo en colaboración?

2011-04-29T18:20:00.000+02:00

Me temo que no acaban de cuajar en la realidad laboral el hecho de trabajar en y desde entornos de colaboración. Pero, me pregunto por los motivos, ¿cuales son?

Para mi existen tres grandes causas:

Desconocimiento
Desconfianza/Miedo
Comodidad

El desconocimiento está claro.

Preguntas a Directores, Directores de RR.HH., ... acerca de la existencia y utilidad de los entornos de colaboración para fomentar la productividad personal, organizativa y el trabajo en equipo y ... se me quedan mirando como si hablara en otro idioma.

Cuando les pregunto por lo que saben acerca de internet y de su aplicabilidad al trabajo me comentan que o bien eso es de los Sres. de Informática o bien que no están para "perder el tiempo" Es decir que no se asocian las aplicaciones existentes referentes al entorno de colaboración con el incremento de la productividad y el cambio de hábitos de organización del trabajo o si se hace sólo se entiende como algo meramente instrumental.

La desconfianza/miedo en parte por el desconocimiento de la existencia de dichos entornos de trabajo. Entornos tales como EyeOs, Zoho, Google Sites, Ideapi, ... son completamente desconocidos.

Por lo tanto deberemos trabajar primero en enumerar sus características y a continuación destacar sus ventajas y beneficios. Los principales inconvenientes son los relacionados con la seguridad y privacidad de la información. Esto que la información esté en la red (cloud computing) no lo ven claro. Y digo yo que cuando envían correos-e la información sale de tu ordenador local y debe ir por algún sitio.

El miedo también al cambio que supone gestionar personas que posiblemente estén dispersas, separadas entre sí pero con objetivos comunes. Es una nueva realidad. Se pierde el control (visual) inicial, el trabajo bajo un entorno de certidumbre va desapareciendo. La rapidez de los cambios, las prisas por dar respuesta a clientes y proveedores nos atabala si seguimos trabajando como antes.

Cuantas veces habré oído que somos esclavos del correo-e, que trabajamos con gran cantidad de información que no sabemos explotar, analizar, gestionar, ... que perdemos tiempo en la realización o lectura de informes, ...

No sabemos trabajar de acuerdo con el modelo de negocio y relaciones personales que la tecnología nos ha ido cambiando. Mentalidad 1.0 en un entorno tecnológico. No nos sabemos adaptar y preferimos trabajar con el modelo anterior.

Tengo un ejemplo curioso. Para la elaboración de un proyecto de consultoría propuse crear un site (en Google Docs tengo uno com carpetas compartidas) para compartir la información, reducir el número de correos-e con documentos, compartir documentos, crear formularios específicos, incluir un calendario del proyecto con los hitos, seguimiento, ... No prosperó la idea. ¿Por qué? Afirmaban no tener tiempo!!

De ahí que pienso que no es no tener tiempo sino que no se quiere abandonar la comodidad de lo que sabes hacer y adentrarte en algo que desconoces y que a su vez provoca incomodidad.

Por lo tanto y como resumen no podremos introducir en las empresas los entornos de colaboración si no se trabaja el cambio cultural en la organización. Debemos cambiar nuestro modelo de organización del trabajo. aún trabajamos con la tecnología como complemento y no desde la tecnología. Si en una oficina somos esclavos de la tecnología entonces me parece que no nos sirve de mucho.

Un ejemplo tonto

"Tenemos SAP pero para explotar la información descargamos el fichero a Excel y hacemos una tabla dinámica y se la enviamos por corre-e al compañero ... de al lado!!"

en fin, tenemos una brecha tecnológica que debemos saber aprovechar.

Y así un montón de casos.

Proyecto, Proceso y Equipo

2010-10-06T10:09:00.000+02:00

Tres palabras, ideas, conceptos que están muy relacionadas entre sí.

Para gestionar un proyecto en el que participen más de una persona entiendo que debemos saber desplegar una adecuada gestión de las relaciones entre las personas implicadas pero sobretodo definir de manera clara cual va a ser el proceso de trabajo. Parece obvio pero no tanto.

En primer lugar, entendiendo que un proyecto es "un conjunto de actividades, tareas interelacionadas y corrdiandas entre sí. Que tiene lugar en un tiempo determinado y limitado a unos recursos económicos, humanos y materiales. Que requiere unas determinadas habilidades sociales, de comunicación y de gestión y sobretodo que persigue un resultado." Bien, hasta aquí bien.

Pues si un proyecto es todo esto (y posiblemente más). Nuestro enfoque es convertirlo en un proceso de trabajo; es decir, poner por escrito cómo se deben realizar los proyectos. Que procedimientos de trabajo se tienen que aplicar, cómo se deben documentar, cómo se deben planificar e imbricar con las necesidades de clientes, cadena de proveedores, ...

Por lo tanto si el proyecto tiene una fecha de inicio y de finalización, cuenta con unos recursos, el proceso de trabajo tendrá una estructura, una secuencia de trabajo y una documentació e indicadores de gestión. Tendremos por lo tanto que como mínimo establecer cuatro fases:

Inicio de proyecto y Diagnóstico de la Situación
Plan de Acción
Gestión, Ejecución y Control
Seguimiento y Evaluación

Cada fase requerirá por un lado establecer determinados procedimientos operativos; por ejemplo destacamos el procedimiento operativo que te permitirá recoger la información de los requerimientos de tu cliente o el procedimiento operativo de preparación del kick of meeting o reunión de inicio de proyecto. Todos estos pertenecerían a la fase de Inicio.

También se debería "procedimentar" cómo se debe realizar un plan de acción o la planificación del proyecto; por ejemplo cómo y cuando desglosar o descomponer todas las actividades que componen en proyecto, cómo crear/formar el equipo de trabajo, cómo asignar actividades/tareas a las diferentes funciones/roles del equipo, ...

No nos olvidemos tampoco de cómo se llevará a cabo la gestión del proyecto; tipología, duración y frecuencia de reuniones de seguimiento, cómo afrontar el conflicto, cómo manejar el riesgo, cómo elaborar un plan de contingencia, ...

Y por último, lo que no se suele hacer, ¿qué he aprendido de proyecto que ya he cerrado? Cuales han sido las principales conclusiones y que puedo transferir como mejora en la gestión o panificación de un proyecto. Gestiona ese conocimiento. Y, por qué no, reconoce el esfuerzo destinado y valora los resultados.

Ah! y sobretodo comparte la información en un único entorno de trabajo y trabaja el argumentario de proyectos; características del proyecto, sus ventajas y beneficios.

Tim Bildin

2010-09-09T09:23:00.000+02:00

Por supuesto, Tim ya conocía la respuesta de su equipo. Se les veía en los ojos, en sus gestos, movimientos, palabras, ... ahora tan sólo tenía que preguntar ... ¿qué necesitáis para conseguirlo?

Este es un fragmento de una entrada en el blog MyAdriapolis. lo podéis leer aquí y lo suelo utilizar (a Tim Bildin) como recurso para la consultoría, formación y desarrollo del trabajo en equipo y en colaboración.

Tim Bildin, es un programa de desarrollo que está enfocado a dos grandes áreas. Por un lado, las habilidades sociales que se desarrollan (o tienen que desarrollarse) en un equipo de trabajo; como por ejemplo, la delegación y el acuerdo, el conflicto de intereses, la tolerancia a la frustración/presión, ...

Por otro, el conjunto de herramientas de trabajo (en el entorno google apps/google sites/google docs o bien en zoho business) para que se sepa compartir, crear, discutir, idear en colaboración.

Finalmente, también ofrecemos la posibilidad de incorporar un módulo de consultoría en donde diagnosticamos el estado de madurez de los actuales equipos de trabajo en la organización, asesoramos cómo detectar perfiles de trabajo en colaboración y los roles más idóneos. También enseñamos a cómo construir equipos eficientes de trabajo interdepartamental o intradepartamental.

Un detalle asociado tanto al proceso de formación y desarrollo como el de consultoría es el acompañamiento durante las diferentes fases de "creación/construcción" de un equipo de trabajo.

Así es Tim Bildin. Os puede ayudar a trabajar en equipo o en colaboración de manera sencilla y eficiente.

TeamRoomPolis, la plataforma para el trabajo en equipo/en colaboración

Ideas, Ideas, Ideas (2): Tormenta de Arroz

2010-09-05T16:59:00.000+02:00

Siguiendo con el anterior post os explicamos en detalle otra de las técnicas de creatividad que se suelen aplicar en los equipos de trabajo. Nos referimos a la Tormenta de Arroz 0 el método TKJ.

Esta técnica se centra más en los deseos del equipo que en el individuo. A destacar, las ideas son anónimas.

El proceso de aplicación es tremendamente sencillo.

Definición del problema
Solución del problema

En cuanto a la primera parte; la definición del problema.

El responsable del equipo plantea el problema. Pide a los miembros del equipo que rellenen 10 tarjetas escribiendo un hecho sobre el problema.

A continuación se recogen todas las tarjetas preservando el anonimato de los participantes. y se lee solo una tarjeta al azar. Después los participantes leen todas las tarjetas que se relacionan con el asunto y las agrupan. Cada agrupación tiene su etiqueta a modo de explicación y a partir de esta "agrupación" se puede llegar a definir el problema de manera operativa.

Y ahora viene la solución del problema. Se le piden a los participantes que escriban en unas tarjetas las posibles ideas para resolver el problema planteado. Un vez escritas se reparten entre todos para que el equipo pueda leerlas todas.

Como consecuencia de este ejercicio se agrupan todas las posibles soluciones y se pregunta "¿Qué es lo esencial de estas ideas?"

¿Nos animamos con un sencillo ejemplo? Vamos a por uno que está de moda.

"Las ventas están bajando"

Primero se empezaría por el enunciado de Hechos.

Los productos tienen menos aceptación
Los precios han subido con respecto la competencia
Hay muchos productos competitivos
...//...

Segundo se elige un posible hecho; por ejemplo "Los precios han subido ..." y se vuelve a repetir el mismo proceso. Se necesitan ideas por las cuales los precios han subido.

Poco a poco tenemos que construir agrupaciones de las ideas y buscar sus significado; es decir, que tienen de esencial cada idea y qué conexiones se establecen con el resto de ideas.

De verdad que si se aplica y dirige bien la técnica se consigue cohesión y compromiso.

iIdeas, ideas, ideas, ... (1)

2010-08-30T11:06:00.000+02:00

!Exacto!

Necesitamos ideas, ideas interesantes pero sobretodo necesitamos saber generar, aportar ideas creativas. Ése es nuestro tesoro. Ser originales y flexibles. Ése es el pequeño secreto.

Generar ideas también tiene su modelo, su método de trabajo. Os propongo cuatro y en este post hablaremos de la primera de ellas.

Brainstorming (la clásica)
Tormenta de arroz
Sillas Inteligentes
Los seis sombreros

Brainstorming

Desarrollada por Alex F. Osborn en la década de los 50 y se utiliza para producir rápidamente muchas ideas nuevas. Es muy conocida y extendida pero no siempre se ha aplicado de manera eficiente. Muchos consideran que se reduce a una simple enumeración por rondas de ideas.

Se aplica cuando se está al principio de la cuestión objeto de la búsqueda con equipos de trabajo que tienen una meta clara y definida.

Conseguir gran cantidad de ideas, ser conscientes de la cantidad y evitar al inicio su juicio, valoración o comentarios limitadores sobre la ideoneidad o eficiencia de lo aportado.

Se necesitan ideas extravagantes, insólitas, curiosas, o combinaciones de ellas. No importa, lo que cuenta es pensar de manera libre.

A continuación hay que llegar a un acuerdo acerca de las ideas que más se adecuan a lo que estamos intentado resolver. Para ello se requiere que todas las ideas estén por escrito, bien visibles e ir buscando las relaciones que existen entre ellas.

Relaciones, agrupaciones, ... poco a poco todas las mentes del equipo se van uniendo y llegando a acuerdos y definiendo -si cabe- más el alcance del problema a resolver.

Podemos combinar esta técnica con un Metaplan o con los Mapas Mentales. Se es más productivo.

En fin, ahora toca ponerla en práctica.

Es hora de ponerse a ...

2010-08-27T09:18:00.000+02:00

Todo el mundo completaría la famosa frase de la siguiente manera:

"Es hora de ponerse a ... trabajar!" pero os propongo otra versión. "Es hora de ponerse a jugar!"

Pero y por qué lo decimos. El humor desempeña un importante rol tanto en el proceso creativo como en el fortalecimiento de las relaciones entre los miembros de un equipo.

Según Fons Trompenaars y Charles Hampden-Turner dicen acerca del humor y el pensamiento creativo lo siguiente:

Son tantos los errores que cometerás en tus primeros intentos de crear que, ya puestos, mejor reírte de ellos.
El juego es una forma de practicar, ensayar y estimular. Es muy probable que se termine desistiendo de algo que no se disfruta naturalmente.
Jugar y estimular es la forma más barata y rápida de cometer todos los errores que se necesitan para aprender.

... y muchos más que iremos poco a poco presentando.

¿Aplicáis el humor y el juego en vuestros procesos de creación y desarrollo de equipos de trabajo? Os lo recomiendo. El humor y el juego teje buenas y sólidas relaciones de colaboración. Es un recurso que hay que utilizar a fondo.

Equipos Eficaces

2010-08-24T09:04:00.000+02:00

¿Cuáles son las principales características de un equipo eficaz?

Lo que les caracteriza es la pertenencia al mismo depende de su misión y objetivos a conseguir.
La temporalidad de su acción/actividad.
Formado por personas "extrañas" que se convierten en "íntimos" (De la dispersión a la cohesión)
Forman parte del "problema" y de la "solución" Son especialistas y se deben comportar como tal.

TeamRoomPolis, la plataforma para el trabajo en equipo.

Castillos de arena

2010-08-22T23:16:00.000+02:00

¿Quién no conoce los castillos de arena?

Este mes de agosto, como todos los veranos, lo paso en la playa y una de mis aficiones favoritas son los castillos de arena en la orilla.

Es una tarea relajante y realmente muy divertida. También me sirve para observar a mis hijos y a todos los voluntarios que se acercan a "colaborar" en la construcción de un castillo.

Esta actividad, la de construir castillos de arena, posee todos los ingredientes del verdadero trabajo en equipo.

Está claro que uno sólo puede construir un castillo de arena pero si se colabora se puede hacer mucho más grande y rápido.

Tenemos claro el objetivo. Preciso, específico, claro y acotado en el tiempo. Hacer un castillo de arena de aproximadamente dos metros de largo en una hora.

Ahora necesitamos al equipo; conjunto de personas involucradas, motivadas, ilusionadas en participar, en aportar su saber hacer. Y en la playa tenemos muuuchos voluntarios de entre 6 y 9 años.

Tenemos el objetivo, el equipo, los recursos (la arena de la playa) pero hay que destacar un detalle. No todos los miembros del equipo comparten al inicio el mismo entusiasmo y visión del objetivo. Entonces no saben cómo actuar y sólo miran o en algunos casos ponen impedimentos, problemas, ...; es decir, no participan, no colaboran.

Es cierto que al principio tenemos algunos impedimentos; no hay palas, cubos, ... (recursos) y además el agua lo puede (y de hecho lo comprueban) derribar, ...

En esa fase siempre aparece en los equipos de trabajo una actitud curiosa. "Lo que nos piden no se puede hacer" o "no disponemos de suficiente información", o ... pero en realidad lo que están diciendo es que no sabemos hacerlo. Es un detalle a tener en cuenta en la construcción de equipos. Recuerdo el comentario de mi padre acerca de esto. "Decimos que no se puede hacer pero en realidad estamos diciendo que no sabemos hacerlo"

Por este motivo al formar los equipos es realmente necesario iniciar una fase de formación acerca de todo lo que se sabe (y no se sabe) del objetivo a cumplir. Conseguimos que todos los miembros del equipo formen a todos en lo que saben (del problema, del objetivos a cumplir). Con esta acción salimos reforzados.

En fin, al final el castillo se supo hacer en el tiempo estimado.

Equipo, Equipo, Equipo, ...

2010-08-04T21:32:00.000+02:00

Equipo, Equipo, Equipo, me encanta la palabra equipo.

Todo el mundo habla de ... "somos un equipo", "trabajamos en equipo", "aquí todo el mundo sabe trabajar en equipo", ... y además cuando se pregunta si se trabaja en equipo, ¿quién dice que no?

Soy de la opinión que no todo el mundo sabe trabajar en equipo (aunque lo diga) pero realmente necesita trabajar en equipo. ¿Es imprescindible? Me temo que no tanto o como mínimo menos de lo que se dice. Otra cosa bien distinta es saber trabajar en colaboración.

Cuando hablamos de Trabajo en Equipo debemos destacar lo siguiente:

Que exista un equipo (y no me refiero a un departamento o a una agrupación de de personas que tiene por suerte o desgracia a un mismo jefe)

Que exista un objetivo claro, concreto, conciso/preciso y evidentemente compartido por todos los miembros. Y por supuesto un horizonte temporal mínimo.

Que también haya una persona responsable que elija a los miembros de ese equipo y que además, ejerza de líder. Los tendrá que elegir en función a criterios de especialización, requerimientos de la misión y tipo de personalidad.

Que se disponga de un presupuesto (de horas, de dinero, ...) En definitiva que tenga una estructura mínima de recursos materiales y económicos.

Mientras que cuando hablamos de Trabajo en Colaboración estamos tratando acerca de las actitudes de colaboración, relación y comunicación interpersonal, y disponer de conocimiento del proceso global del trabajo.

La mayoría de las empresas tienen más la segunda opción que no tanto la primera que se circunscribe más a una tipología de empresas y objetivos.

Por ese motivo, desde TeamRoomPolis nos dedicaremos a reforzar y desarrollar el conjunto de habilidades, destrezas, herramientas y conocimientos que se requieren para trabajar en un entorno de colaboración.

Para amenizar esta entrada os dejo con un enlace directo a un video curioso acerca de la "manía" que tenemos a querer trabajar en equipo.